Choisir un syndic bénévole simplifie la gestion et l’administration de sa copropriété. Toutefois, c’est une charge de travail non négligeable pour le copropriétaire élu. Si ce dernier ne peut plus assurer ses fonctions, il est libre de démissionner pour être remplacé par un autre copropriétaire ou un syndic professionnel. Si vous êtes dans ce cas de figure, voici la marche à suivre !

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Le fonctionnement du syndic bénévole

Le syndic bénévole est un type de syndic non professionnel, tout comme le syndic coopératif. Avec un syndic bénévole, un seul copropriétaire endosse le rôle de syndic et est donc responsable du bon fonctionnement de la propriété et de son entretien. 

Comment se crée un syndic bénévole ? Le syndic bénévole est élu lors d’une assemblée générale, et doit recueillir la majorité absolue, soit la moitié des voix de tous les copropriétaires (présents, représentés ou absents). 

Ce copropriétaire doit obligatoirement détenir un lot au sein de la copropriété, que ce soit un appartement, une cave ou une place de parking par exemple. Sans ça, il ne sera pas éligible comme syndic bénévole. 

Ses missions sont les mêmes que celles d’un syndic professionnel. C’est à lui que revient la charge de convoquer les assemblées générales, de collecter les charges de copropriété, de faire appliquer les décisions prises en AG ou encore d’effectuer le suivi des travaux. Il peut s'aider de logiciels pour syndics pour remplir à bien ses missions.

Il est également de son ressort de régulariser les impayés, de faire respecter le règlement de la copropriété et de faire voter le budget annuel.

Le syndic bénévole dispose toutefois de quelques particularités par rapport à un syndic professionnel : il n’a pas l’obligation de détenir une carte professionnelle, ni de souscrire une assurance. Toutefois, une garantie responsabilité civile est fortement recommandée, car en cas de faute de gestion vous serez tenu responsable devant les autres copropriétaires !

Tout comme le syndic professionnel, le syndic bénévole est généralement élu pour un mandat d’un à trois ans, renouvelable indéfiniment. Toutefois, et c’est là la plus grosse différence, le syndic bénévole est libre de démissionner de ses fonctions quand il le souhaite, sans préavis. La copropriété ne peut en aucun cas s’opposer à cette démission.

Cependant, de plus en plus de copropriétés incluent des conditions de démission dans le contrat du syndic bénévole, et notamment un préavis de 3 mois à respecter pour éviter de se retrouver sans syndic du jour au lendemain.

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Comment démissionner en tant que syndic bénévole ? 

Que votre contrat vous impose ou non un préavis, vous devez annoncer votre décision de démissionner par courrier en recommandé adressé aux membres du syndicat des copropriétaires, ou lors d’une assemblée générale. Ce peut être lors de l’assemblée générale annuelle, mais vous pouvez également convoquer une assemblée générale extraordinaire spécialement pour l’occasion, en n’oubliant pas de mettre votre démission et l’élection d’un nouveau syndic à l’ordre du jour.

Suite à votre notification de démission, une assemblée générale doit être convoquée pour élire votre remplaçant. Il peut s’agir d’un syndic professionnel, ou tout simplement d’un nouveau copropriétaire se présentant pour être élu en tant que syndic bénévole. L’élection d’un nouveau syndic est soumise au vote des copropriétaires, et doit ici encore obtenir la majorité absolue.

Si la copropriété souhaite élire un nouveau syndic bénévole, le copropriétaire choisi devra remplir une déclaration sur l’honneur et la transmettre à la Préfecture pour attester de sa capacité à exercer ses fonctions.

En tant que syndic sortant, vous aurez un délai de 15 jours pour transmettre la situation de la trésorerie ainsi que les coordonnées du compte bancaire de la copropriété au nouveau syndic. 

Dans un délai d’un mois, vous devrez remettre tous les documents nécessaires à la gestion et la comptabilité de la copropriété (archives, diagnostics, etc.) sous format papier, ainsi que tous les documents dématérialisés disponibles sous forme téléchargeable et imprimable. 

L’intégralité des fonds disponibles après apurement des comptes devra être transférée sous trois mois.

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Que faire si le syndic bénévole démissionne sans préavis ?

Après la démission de votre syndic bénévole, il est important de prendre des mesures pour assurer la continuité de la gestion et de l’entretien de votre copropriété. Comme vous le savez, il n’est pas possible pour une copropriété de ne pas avoir de syndic. 

En attendant de trouver une solution pérenne, vous pouvez nommer un syndic provisoire pour assurer la gestion courante de la copropriété. Cela peut être un copropriétaire volontaire, ou un syndic professionnel engagé de façon temporaire. Puisque la copropriété ne dispose plus de syndic, n’importe quel copropriétaire pourra alors convoquer une assemblée générale en vue de nommer un ce syndic temporaire.

Ce dernier devra ensuite prendre en charge la recherche et la nomination d’un syndic définitif en recueillant plusieurs devis ou candidature, et convoquer une nouvelle AG.

Attention, cette AG ne pourra servir qu’au changement de syndic, qui sera voté à la majorité absolue. Si vous souhaitez aborder d’autres sujets, comme le budget annuel ou le fonds de travaux par exemple, une nouvelle AG devra être convoquée par le nouveau syndic.

N’oubliez pas de mettre à jour les informations concernant le nouveau syndic dans tous les documents légaux, ainsi que dans le registre des copropriétés. Cette démarche est normalement à la charge du syndic sortant, et doit être effectuée dans un délai de 60 jours maximum après expiration de son mandat.

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Les recours en cas de démission abusive 

Un syndic bénévole est libre de démissionner quand il le souhaite, sans avoir à se justifier quant à la raison qui le pousse à abandonner ses fonctions. S’il n’a pas non plus à respecter un préavis si son contrat ne le stipule pas, une démission subite peut porter préjudice à la copropriété. 

En effet, selon la loi du 10 juillet 1965, toute copropriété est tenue de nommer un syndic pour assurer sa gestion. Si le syndic bénévole démissionne sans prévenir à l’avance les autres copropriétaires, ces derniers n’auront pas le temps de réfléchir à une solution de remplacement.

Dans le cas où la copropriété devrait engager des frais en urgence, en ayant recours à un syndic professionnel par exemple, les copropriétaires seront en droit de poursuivre le syndic bénévole et saisir un tribunal pour être remboursés de ces frais.

Des dommages et intérêts peuvent également être demandés par un juge pour réparer le préjudice subi par le syndicat des copropriétaires.

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Comment révoquer un syndic bénévole ? 

Si le syndic bénévole peut démissionner à tout moment, il est également possible pour le syndicat de copropriétaires de le relever de ses fonctions afin de changer de syndic. 

Cette révocation peut intervenir à deux moments précis : 

• À la fin de son mandat, si le renouvellement n’est pas souhaité ;
• En cours de mandat, en cas de manquement ou de faute de gestion grave.

La révocation d’un syndic se fait toujours lors d’une assemblée générale, que ce soit l’AG annuelle ou une AG convoquée pour l’occasion, et doit être immédiatement suivie de la nomination d’un nouveau syndic.

Dans les deux cas, il est indispensable de préparer la transition en amont en prévoyant un syndic remplaçant, puis en veillant à ce que tous les documents, comptes, registres et autres informations nécessaires à la gestion de la copropriété soient transférés de manière sécurisée au nouveau syndic bénévole ou à un syndic professionnel désigné.

À la fin de son mandat

Que ce soit pour élire un nouveau syndic bénévole ou faire appel à un syndic professionnel, il est obligatoire de convoquer une assemblée générale pour voter contre le renouvellement de mandat du syndic actuel.

Pour cela, vous devez demander au syndic bénévole de mettre deux points à l’ordre du jour de la prochaine AG : 

• Le non-renouvellement du mandat ;
• La nomination d’un nouveau syndic.

Il est également recommandé de faire parvenir plusieurs propositions de nouveau syndic aux autres copropriétaires afin de faciliter leur choix. 

Lors de l’assemblée générale, vous devrez donc voter contre le renouvellement du contrat du syndic bénévole. Pour que cette révocation soit adoptée, le vote doit recueillir la majorité absolue. Par la suite, la nomination du nouveau syndic se fait sur le même principe.

Le syndic sortant devra alors faire la passation de pouvoir et transmettre tous les documents nécessaires à la gestion de la copropriété au nouveau syndic.

En cours de mandat, en cas de faute grave

Si le syndic bénévole ne respecte pas ses obligations ou commet une faute grave dans la gestion ou l’administration de la copropriété, il est possible de le relever de ses fonctions avant la fin de son mandat.

Cette révocation ne peut se faire que pour des motifs sérieux, comme la non-convocation des assemblées générales, la non-application des décisions prises en AG, ou, plus grave encore, des détournements de fonds par exemple.

Dans ce cas, une assemblée générale doit être convoquée. Si le syndic bénévole en place refuse de le faire, un autre copropriétaire peut envoyer les convocations avec, à l’ordre du jour la révocation du mandat et la nomination d’un nouveau syndic.

Une fois les votes validés à la majorité absolue, la révocation est actée et le mandat du syndic en place prend fin immédiatement. Il faudra alors lui faire parvenir une notification par courrier recommandé l’informant officiellement de la fin de son contrat au profit d’un autre syndic.