Le guide parfait pour apprendre tout ce que vous devez savoir sur le syndic bénévole !
Toute copropriété, quelle que soit sa taille, doit obligatoirement nommer un syndic pour gérer ses affaires courantes. Ce syndic peut être professionnel, en faisant appel à un prestataire externe, ou non professionnel. C’est le cas du syndic bénévole, dont le rôle est assuré par l’un des copropriétaires. On fait le point sur ses obligations, sa mise en place et les avantages à choisir un syndic bénévole pour votre copropriété.
Qu’est-ce qu’un syndic bénévole ?
D’après la loi de 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le syndic est obligatoire pour toutes les copropriétés, peu importe le nombre de lots qui la composent.
De ce fait, en tant que copropriétaires, plusieurs options s’offrent à vous :
- Faire appel à un syndic professionnel ;
- Choisir un syndic non professionnel : bénévole ou coopératif.
On parle de syndic bénévole lorsqu’un seul copropriétaire endosse le rôle de syndic de copropriété. C’est donc de lui que dépendent la bonne gestion de l’immeuble et le fonctionnement de la copropriété : gros travaux, organisations des assemblées générales et appels de fonds par exemple.
La durée de son mandat est généralement d’un an renouvelable indéfiniment, et peut être étendue à trois ans, comme pour les syndics professionnels.
Quelles différences entre un syndic bénévole et un syndic coopératif ?
Le syndic coopératif est également un type de syndic non professionnel, à l’image du syndic bénévole. Toutefois, dans ce cas, ce n’est plus un seul copropriétaire qui fait office de syndic, mais un ensemble de copropriétaires.
Le syndic coopératif est géré par le conseil syndical – des copropriétaires élus – et son président. C’est généralement ce président, également appelé président-syndic, qui agit en tant que syndic de copropriété. Toutefois, ce n’est pas à lui seul de prendre en charge la gestion de la copropriété : il est épaulé par le conseil syndical.
Dans ce cas de figure, les tâches de gestion et d’administration sont réparties entre les membres du conseil syndical et le président, selon les appétences et les compétences de chacun.
Sa mission et ses obligations
Les missions d’un syndic bénévole sont les mêmes que celles d’un syndic professionnel, à savoir s’assurer de la bonne gestion et de l’entretien de la copropriété. C’est donc à lui qu’incombent les tâches suivantes :
- Immatriculer la copropriété s’il s’agit d’un premier syndic ;
- Convoquer les copropriétaires aux assemblées générales ;
- Mettre en application les décisions votées lors des AG ;
- Ouvrir un compte en banque distinct au nom du syndicat des copropriétaires afin de recevoir les charges de copropriété ;
- Gérer le fonds de travaux sur un compte séparé ;
- Établir un budget prévisionnel pour l’année et le faire voter ;
- Commanditer des prestataires pour l’entretien de l’immeuble : travaux ou entretien des parties communes par exemple ;
- Effectuer le suivi de ces travaux et tenir le carnet d’entretien de la copropriété à jour ;
- Veiller à ce que les habitants respectent bien le règlement de la copropriété et effectuer des rappels à l’ordre si besoin ;
- Effectuer les appels de fonds pour les travaux auprès des copropriétaires ;
- Régulariser les éventuels impayés pouvant porter préjudice à la copropriété.
En tant que syndic bénévole, l’assurance n’est pas obligatoire, contrairement aux syndics professionnels qui doivent impérativement en posséder une ainsi qu’une carte professionnelle.
Toutefois, nous vous recommandons fortement de souscrire une assurance responsabilité civile : juridiquement, vous êtes responsable devant les autres copropriétaires. En cas de faute de gestion ou d’erreur involontaire, les conséquences financières peuvent être lourdes pour la copropriété et ce sera à vous de prendre en charge les dédommagements.
Mettre en place un syndic bénévole : la marche à suivre
Comment se déroule la création d'un syndic bénévole ? N’importe quel copropriétaire peut se présenter pour être élu en tant que syndic bénévole. Seule condition à respecter : détenir un lot dans la copropriété. Ce lot peut être un logement, mais également une cave ou une place de parking par exemple.
Le vote en assemblée générale
Pour élire un syndic bénévole, il est impératif de convoquer une assemblée générale. Si un syndic est déjà en place, il faut alors lui demander de mettre à l’ordre du jour :
- Sa révocation ;
- Le vote pour la mise en place d’un syndic bénévole.
Pensez à anticiper votre demande : si la nomination d’un nouveau syndic n’est pas à l’ordre du jour, il ne sera pas possible de procéder au vote. Vous devrez alors attendre la prochaine AG pour opérer un changement de syndic.
Pour être élu syndic bénévole, un copropriétaire doit obtenir la majorité absolue, c’est-à-dire au moins la moitié des voix de tous les autres copropriétaires (présents à l’AG, représentés ou absents).
La passation de pouvoir avec l’ancien syndic
Une fois le nouveau syndic bénévole élu, le mandat du précédent syndic prend fin. Le syndic sortant doit alors effectuer la passation de pouvoir afin de permettre au nouveau syndic de mener à bien sa mission.
Dans un délai de 15 jours maximum après l’assemblée générale, l’ancien syndic doit faire parvenir au syndic bénévole l’état de la trésorerie de la copropriété, ainsi que les coordonnées bancaires du compte du syndicat des copropriétaires.
Ensuite, dans un délai d’un mois, vous devez récupérer les éléments suivants :
- Les archives de la copropriété ;
- Les contacts des artisans et prestataires habituels ;
- Tous les documents administratifs : diagnostics techniques, fiche synthétique de copropriété, carnet d’entretien, etc.
L’intégralité de la trésorerie devra vous être transférée sous trois mois, après apurement et clôture.
Avantages et inconvénients
Le syndic bénévole est souvent plébiscité pour réduire les charges de la copropriété. Les honoraires d’un syndic professionnel pouvant être très élevés si la copropriété comporte un nombre important de lots, choisir un syndic bénévole est avantageux financièrement.
Par ailleurs, élire un syndic bénévole parmi les copropriétaires est également un moyen de reprendre le contrôle sur la gestion et l’administration d’un immeuble. Sans intermédiaire, la copropriété est donc en autogestion et la résolution des conflits est plus rapide.
Le syndic étant directement concerné par la bonne gestion de la copropriété, il est plus à même de prendre des décisions rapidement, que ce soit pour les travaux ou la recherche de prestataires par exemple.
Attention toutefois, car être syndic bénévole implique certaines responsabilités. En premier lieu, il faut être disponible : les missions d’un syndic peuvent être chronophages, et demandent une grande réactivité. C’est donc une charge de travail supplémentaire à prendre en compte.
Il est également fortement recommandé d’avoir de bonnes connaissances, ou à minima des bases en gestion et comptabilité pour tenir les comptes de la copropriété de façon rigoureuse. Pour finir, il est indispensable d’être impartial dans le traitement des copropriétaires, surtout en cas d’impayés.
Pour vous aider dans ces missions vous pouvez faire appel à un logiciel dédié aux syndics bénévoles.
Quelle rémunération pour un syndic bénévole ?
En général, le syndic bénévole ne touche pas de rémunération à proprement parler, mais voit les frais engagés pour la gestion de la copropriété remboursés par les autres copropriétaires. C’est le cas par exemple pour l’envoi des convocations à l’assemblée générale.
Toutefois, contrairement à ce que son nom pourrait laisser entendre, il est possible pour un syndic bénévole de demander une petite rémunération pour son travail au sein de la copropriété.
Attention cependant, car ces revenus doivent impérativement être minimes par rapport à la source de revenus principale du syndic bénévole, et les sommes touchées seront imposables.
Révoquer un syndic bénévole
Si le copropriétaire élu comme syndic bénévole ne remplit pas correctement son rôle, il est possible de changer de syndic. Lorsque son mandat arrive à terme, il suffit de voter contre son renouvellement lors de l’assemblée générale annuelle.
En cas de manquement grave, comme une faute de gestion ou une non-exécution des décisions prises en AG par exemple, le syndic peut être destitué avant le terme de son mandat. Une assemblée générale doit être convoquée, avec à l’ordre du jour la révocation du syndic bénévole et la nomination d’un nouveau syndic.
Comme pour l’élection, la révocation d’un syndic se fait à la majorité absolue. Dès qu’elle est actée, le contrat du syndic bénévole prend fin.
Il est également possible pour un syndic bénévole de démissionner s’il n’est plus en capacité d’assurer sa mission. Pour cela, une assemblée générale doit être convoquée, avec à l’ordre du jour le changement du syndic. Le syndic bénévole n’est pas tenu de respecter un préavis, mais il est recommandé de prévenir les autres copropriétaires en avance pour qu’ils puissent réfléchir à une solution de remplacement.
Enfin, un petit rappel pour terminer : le syndic bénévole doit obligatoirement être l’un des copropriétaires de l’immeuble à gérer. S’il revend son bien par exemple, il ne pourra plus être syndic bénévole et devra être remplacé, soit par un autre copropriétaire soit par un syndic professionnel lors d’une assemblée générale.
