Vous allez assister à une Assemblée générale de copropriété, mais le terme de procès-verbal est encore flou ? Trouvez toutes les réponses à vos questions ici !

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Tout savoir sur le procès-verbal d’AG de copropriété

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Le procès verbal est un document essentiel établi à la suite de l’assemblée générale de copropriété. Cependant, il est fréquent d’avoir une zone de flou autour de ce qu’il contient et de son rôle. Nous allons donc expliquer ces points au sein du guide que vous trouverez ci-dessous, afin que vous y voyez plus clair lors de votre prochaine Assemblée générale de copropriété.

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Qu'est-ce qu’un procès-verbal ?

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En règle générale, un procès-verbal peut s’apparenter à un compte-rendu : il répertorie de façon officielle tout ce qui a pu se passer au sein d’une réunion ou d’une assemblée. Bien que son rôle ne soit généralement que d’informer de faits, il peut prendre une autre dimension s’il est rédigé par une autorité compétente : il justifie alors un fait et peut entraîner des conséquences juridiques. Cependant, au sein d’une Assemblée générale de copropriété, il n’a qu’une valeur informative, tout en restant officiel.

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Son objectif au sein d’une Assemblée générale de copropriété

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Le procès-verbal d’Assemblée générale est un document qui est constitué durant (et à la suite de) toute la tenue de l’Assemblée générale de copropriété. Il recense les décisions prises, les débats et les votants durant chaque AG, afin de laisser une trace de cette dernière au sein d’un registre. Il permet ainsi de confirmer chaque vote et donc d’acter les décisions prises durant l’Assemblée générale. Ce document vaut pour les assemblées générales extraordinaires et les assemblées classiques.

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Les informations que doit contenir le PV d’Assemblée générale

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En tant que document officiel, le procès-verbal d’AG de copropriété doit contenir certaines informations, dans un ordre bien précis, afin qu’il puisse être considéré comme valide. Voici donc ce qui doit être affiché au sein du procès-verbal.

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Les informations générales

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Le procès-verbal doit avant tout être constitué de la feuille de présence remplie en début d’Assemblée générale de copropriété. Cette dernière répertorie les informations (signature, adresse, nom, prénom et nombre de voix) de tous les copropriétaires, en précisant s’ils sont présents, mandatés ou absents.

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Il doit aussi contenir la date d’émission de la convocation à l’AG, la date et le lieu de cette même Assemblée générale ainsi que ses heures d’ouverture et de clôture. 

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L’ordre du jour et les résultats de vote

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Ensuite, le procès-verbal doit retranscrire l’ordre du jour comme il a été indiqué au sein de la convocation à l’Assemblée générale de copropriété. Il faut aussi que le PV contienne les résumés courts mais concis des débats ayant animé chaque partie de l’ordre du jour. 

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Enfin, le procès-verbal doit contenir les résultats de vote, indiquant aussi le nom et le nombre de voix de chaque copropriétaire (ou mandaté) ayant voté contre une décision ou s’étant abstenu.

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Bon à savoir : Ces synthèses sont dédiées aux copropriétaires n’ayant pas pu être présents ou mandatés pour l’AG, afin qu’ils puissent comprendre chaque décision.

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Les éléments spéciaux

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Si le président du conseil syndical, un conseiller syndical ou le président de séance distribue le mandat de vote d’un copropriétaire qui n’a pas désigné de mandataire, alors cette information doit être indiquée au sein du procès-verbal.

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Si jamais un incident technique se produit (bug lors d’une connexion en visioconférence par exemple), il doit aussi être noté au sein du PV d’Assemblée générale de copropriété. De plus, il doit être indiqué si des copropriétaires opposants ont émis des doutes quant à la régularité d’une décision prise lors de l’AG.

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Pour terminer, le procès-verbal rédigé durant l’AG doit être signé en fin de séance ou sous huit jours par le président de séance, le secrétaire ainsi que par le ou les scrutateurs de la réunion.

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Quand, à qui et comment doit être envoyé le procès-verbal de l’AG de copropriété ?

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Le procès-verbal, en tant que document officiel, ne peut pas être rédigé par n’importe qui, et ne peut être envoyé que d’une certaine manière, car sans cela il perd sa légalité et donc sa valeur officielle. Voici donc les informations pratiques concernant l’envoi du procès-verbal d’Assemblée générale de copropriété.

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Qui écrit et signe le procès-verbal ?

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Pendant ou après l’Assemblée générale de copropriété, le syndic est chargé de rédiger le procès-verbal, en y indiquant les éléments précédemment cités. Cependant, en tant que représentant élu du syndicat de copropriété, ce dernier ne peut signer le PV. En effet, pour que ce dernier soit valide, il faut que le secrétaire, le ou les scrutateurs ainsi que le président de séance signent, afin de contrecarrer toute tentative de malhonnêteté.

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Comment, à qui et quand doit-être envoyé le procès-verbal ?

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Ensuite, le syndic de copropriété se charge d’envoyer le procès-verbal, au maximum un mois après la tenue de l’Assemblée générale de copropriété. Pour les copropriétaires absents ou ayant voté “contre” durant l’AG, la notification est faite par lettre recommandée, afin de prouver que ces derniers ont bien reçu le compte-rendu de la séance. De plus, s’ils ont opté pour le recommandé électronique, alors ils peuvent recevoir le procès-verbal par mail. Concernant les copropriétaires présents lors de l’AG, une simple lettre suffit. 

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Bon à savoir : La partie du procès-verbal dédiée aux décisions liées aux conditions d’occupation de l’immeuble doit être affichée dans les parties communes. En effet, de telles décisions doivent être notifiées aux occupants de l’immeuble, qu’ils soient copropriétaires ou simples locataires.

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La contestation du procès-verbal

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Si un copropriétaire absent ou opposant (c’est-à-dire qui a voté “contre” durant l’AG) souhaite s’opposer à une décision votée durant l’Assemblée générale de copropriété, il dispose de deux mois à compter de l’accusé réception du procès-verbal pour le contester. 

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Il existe deux situations : soit le copropriétaire conteste une ou plusieurs décisions de l’Assemblée générale, soit il demande l’annulation générale de l’AG. Pour ce faire, il doit déposer une assignation au greffe du Tribunal de grande instance de la ville où se situe la copropriété tout en faisant appel à un avocat. Il est à noter que le copropriétaire doit avancer les frais de procédure.

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Cependant, ce dernier ne peut contester que pour certaines raisons particulières. Par exemple, l’absence de conformité du PV, le non-respect du délai d’envoi de la convocation ou encore la violation des règles de majorité pendant l’AG peuvent justifier la demande de nullité de cette même Assemblée générale.

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L’utilisation du procès-verbal dans une transaction immobilière

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À tout moment, n’importe quel copropriétaire peut demander au syndic une copie d’un extrait ou de la totalité du procès-verbal d’Assemblée générale de copropriété. Ce dernier peut alors demander le règlement de frais d’envoi, bien que la notification se fasse désormais majoritairement par voie électronique.

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Une fois la copie du procès-verbal en sa possession, le copropriétaire souhaitant vendre son bien peut la transmettre aux potentiels acheteurs. Ces derniers peuvent alors voir de façon précise, simple et surtout officielle si la copropriété est bien gérée ou non. Ils pourront alors porter attention à différents points.

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La gestion financière de la copropriété

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Étant donné que chaque Assemblée générale de copropriété fait état des comptes de l’année précédente et du budget prévisionnel de l’année prochaine, les futurs acheteurs peuvent connaître la situation financière de la copropriété. En effet, de la gestion des charges de l’immeuble aux potentiels impayés des autres copropriétaires, le procès-verbal donne une vision claire de la situation, statuant aussi si les comptes sont créditeurs ou débiteurs.

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Les travaux futurs au sein de la copropriété

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Bien que l’on puisse penser que les travaux votés mais n’ayant pas encore commencé soient à la charge de l’acquéreur, ce n’est en fait pas le cas. En effet, c’est au propriétaire qui a voté ces travaux de les payer, même s’il a vendu son bien avant le début de ces derniers.

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De plus, le fait de voir la réalisation de travaux réguliers au sein du bâtiment permet aux prochains copropriétaires d’être rassurés des soins apportés à la tenue de la copropriété, ce qui augmentera non seulement leur niveau de vie mais aussi la valeur de leur futur logement. 

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Les prestataires se chargeant de la copropriété

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Le procès-verbal d’Assemblée générale de copropriété montre la gestion de la copropriété, notamment quels prestataires extérieurs sont sollicités pour diverses tâches, des travaux au ménage en passant par la maintenance de l’ascenseur ou encore l’appel à un syndic de copropriété extérieur.

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Les futurs acheteurs peuvent alors juger si les coûts sont optimisés ou si les prestataires externes présentent un bon rapport qualité/prix. De plus, le procès-verbal leur permettra de savoir s’il y a un réel investissement de l’ensemble des copropriétaires pour améliorer les prestations de service effectuées au sein de la copropriété.